Идея проведения инвентаризации имущества дирекции с использованием штрихового кодирования, пришедшая руководству на основе увиденного в одной из компаний, требовала немедленной реализации. Однако, реальные периодичность, трудоемкость, подход к организации процесса инвентаризации, сомнения в существенном повышении его эффективности после автоматизации, предвидение организационных трудностей не позволяли затратить на техническую реализацию задачи существенные средства и привлечь к работе сторонние организации.

Задача:

• Автоматизировать процесс инвентарного учета имущества с использованием штрихового кодирования с минимальными затратами на реализацию и эксплуатацию.

Ресурсы и ограничения:

• Корпоративная информационная система (КИС/ERP) в которой ведется учет имущества.
• Возможность создания и интеграции в систему новых отчетов.
• Возможность незначительной модификации интерфейсных форм АРМ системы.
• Возможность дополнения структур данных системы новыми параметрами при условии отсутствия влияния на существующий функционал.

Решение:

• Приобретение принтера для печати этикеток со штрих-кодами (на ленте с заготовками этикеток), закрепляемых на объекты учета.
• Создание отчета для ERP, позволяющего:
• выводить на печать наименования и инвентарные номера отфильтрованных в ERP по заданным признакам объектов учета.
• печатать инвентарные номера как обычным шрифтом, так и шрифтом, соответствующим одной из стандартных штриховых кодировок.
• Приобретение максимально простого сканера штрих-кодов, позволяющего:
• проводить сканирование значительного количества штрих-кодов в автономном (без подключения к ПЭВМ) режиме.
• осуществлять обмен данными с ПЭВМ.
• Создание процедуры обмена данными между сканером и ERP.
• Доработка структур данных и интерфейсных форм ERP для хранения и представления информации о факте проведения инвентаризации для каждого объекта учета.
• Доработка инвентаризационной ведомости, печатаемой из ERP, для проставления отметки факте проведения инвентаризации для каждого объекта учета.
• После анализа возможностей приобретенного оборудования и проведения описанных выше доработок - организация процесса учета и инвентаризации:
• выбор в ERP списка объектов учета для нанесения этикеток со штрих-кодом, печать этикеток;
• нанесение этикеток на объекты учета;
• выбор в ERP списка объектов учета для проведения инвентаризации, загрузка в сканер списка инвентарных номеров и наименований объектов учета;
• сканирование этикетов со штрих-кодами на объектах учета:
• проставление отметки о наличии объекта в списке, загруженном в сканер;
• сверка наименования и инвентарного номера нанесенных на этикетке и выданных сканером после сканирования штрих-кода.
• выгрузка из сканера в ERP отметок о фактически сканированных инвентарных номерах;
• анализ ответственным сотрудником хода инвентаризации;
• печать из ERP инвентаризационной ведомости.